So gehe ich mit deinen Unterlagen um
1. Gemeinsame Sichtung bei dir
Wir schauen deine Unterlagen gemeinsam durch. Ausweise, Bargeld, Sparbücher, Schlüssel, Wertsachen und Original-Testamente bleiben bei dir – ich notiere nur, wo sie liegen.
2. Abholung gegen Protokoll
Was ich zum Sortieren mitnehme, halten wir in einem Übergabeprotokoll fest, das wir beide unterschreiben. Du bekommst eine Kopie. Transportiert wird in einer verschlossenen Box.
3. Bearbeitung bei mir
Während der Bearbeitung liegen deine Unterlagen in einem abschließbaren Schrank. Niemand sonst hat Zugriff. Brauchst du zwischendurch ein Dokument, bekommst du es kurzfristig zurück.
4. Rückgabe und Löschung
Du bekommst alle Originale vollständig zurück – wieder gegen Protokoll. Falls du die Digitalisierung gewählt hast, lösche ich meine Arbeitskopien und vernichte Notizen. Das bestätige ich dir schriftlich. Aufbewahren muss ich nur, was gesetzlich vorgeschrieben ist, zum Beispiel die Rechnung.
Meine Grundsätze
- Keine Cloud: Für deine Unterlagen nutze ich weder Cloud-Speicher noch Online-Plattformen noch externe Dienstleister. Es gibt kein Kundenkonto.
- Verschwiegenheit: Was ich in deinen Unterlagen sehe, bleibt bei mir – ohne zeitliche Begrenzung. Auskunft bekommen nur du und Personen, die du bevollmächtigst.
- Unterlagen deiner Eltern: Geht es um die Unterlagen deiner Eltern, unterschreiben sie vorab eine kurze Vollmacht und Einwilligung.
- Datenschutz: Ich verarbeite nur, was für den Auftrag nötig ist. Details findest du in der Datenschutzerklärung.
Digitalisierung und verschlüsselter USB-Stick
Auf Wunsch (bei Premium inklusive) scanne ich deine Unterlagen als durchsuchbare PDF-Dateien. Die Ordnerstruktur entspricht deinem Papierordner. Du bekommst sie auf einem hardwareverschlüsselten USB-Stick:
- Eigene PIN-Tastatur: Der Stick wird direkt am Gerät mit einer PIN entsperrt – unabhängig vom Computer, ohne Software. Die Daten sind mit AES-256 verschlüsselt.
- Nur du kennst die PIN: Bei der Übergabe legst du deine PIN selbst fest. Nicht einmal ich kenne sie.
- Notfall-PIN im Umschlag: Zusätzlich legst du eine Wiederherstellungs-PIN fest, die du versiegelt aufbewahrst – zum Beispiel für deine Familie im Ernstfall.
- Einfach erklärt: Du bekommst eine deutsche Kurzanleitung, und wir probieren alles gemeinsam aus.
Zusatzleistung zu Basis und Familie: €640 inkl. MwSt. pauschal für bis zu ca. 1.000 Seiten, darüber €150 pro Stunde. Feuerhemmende Dokumentenmappe: €89 inkl. MwSt. Bei Premium ist beides enthalten.
Häufige Fragen zur Sicherheit
Muss ich die Digitalisierung nehmen?
Nein. Kern von Wortvita ist dein sortierter Papierordner mit Notfall-Blatt. Die Digitalisierung ist eine Ergänzung für alle, die ihre Unterlagen zusätzlich digital und verschlüsselt haben möchten.
Was passiert, wenn ich die PIN vergesse?
Dann hilft die Wiederherstellungs-PIN aus dem versiegelten Umschlag. Gehen beide PINs verloren, kann niemand mehr auf die Daten zugreifen – auch ich nicht. Deine Originale hast du aber weiterhin im Ordner.
Was passiert, wenn der USB-Stick kaputtgeht?
Der Stick ist robust, aber ein technisches Gerät mit begrenzter Lebensdauer. Deine eigentliche Sicherung sind die Originale im Ordner. Bei einer Anpassung schauen wir gern auch nach dem Stick.
Soll ich zusätzlich eine Kopie auf meinem Computer speichern?
Das ist nicht nötig. Wenn du es trotzdem möchtest, dann bitte ebenfalls verschlüsselt – nicht ungeschützt auf dem Familien-PC oder in einer Cloud.
Wer erfährt, was in meinen Unterlagen steht?
Niemand außer dir und den Personen, die du bevollmächtigst. Andere Familienangehörige bekommen von mir keine Auskunft.
Noch Fragen zur Sicherheit?
Im kostenlosen Erstgespräch erkläre ich dir alles in Ruhe.
Kostenlos. Unverbindlich. Persönlich.